• beleidsdocumenten
• participatie
• tewerkstelling (VIA - DAC)

• organisatie beleidsdomein
• Arenberggebouw
• evenementen
• e-nieuwsbrieven CJSM
• webgids
• RSS-feeds
• logo Vlaamse overheid
• werken bij de Vlaamse overheid
• nuttige links

Grootschalige cultuur-, jeugd- of sportevenementen

	subsidiëring regelgeving formulieren	gesubsidieerde initiatieven meer info

Subsidiëring

Het participatiedecreet geeft de Vlaamse overheid de mogelijkheid om jaarlijks een of meer topevenementen te ondersteunen waarin de participatie van een breed publiek in cultuur, jeugdwerk of sport centraal staat. In dit onderdeel lichten wij toe onder welke voorwaarden een grootschalig evenement kan worden gesubsidieerd. Een volledig overzicht van de wettelijke bepalingen vindt u in de rubriek regelgeving op de website Cultuur.

Het budget voor grootschalige evenementen is verdeeld over de Vlaams minister van Cultuur, de Vlaams minister van Jeugd en de Vlaams minister van Sport.

Aan welke inhoudelijke vereisten moet een evenement voldoen?

Om in aanmerking te komen voor subsidiëring, moeten cultuur-, jeugd- en sportevenementen plaats vinden in het Nederlandse taalgebied of het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad. Indien een evenement wordt georganiseerd in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad moet het worden georganiseerd door een instelling die, wegens haar activiteiten, wordt beschouwd uitsluitend te behoren tot de Vlaamse Gemeenschap.

Een subsidieaanvraag zal worden getoetst aan al de volgende criteria:

• de vernieuwende, wervende kwaliteiten van het programma (het geheel en de onderdelen);
• het bereik van grote, brede, nieuwe en diverse publieken;
• de breedte, kracht en variatie van het organiserende of dragende samenwerkingsverband;
• de financiële en organisatorische haalbaarheid en draagbaarheid, met bijzondere aandacht voor cofinancieringen;
• de kracht en omvang van het communicatie- en promotieplan en de aandacht voor de herkenning van de Vlaamse ondersteuning en de beeldvorming van de Vlaamse overheid;
• de aandacht voor kansengroepen en interculturaliteit;
• de duurzame effecten op het vlak van infrastructuur en openbaar domein;
• de duurzame effecten op het vlak van ontsluiting van en toeleiding naar voorzieningen;
• de mate waarin het evenement de samenwerking tussen cultuur, jeugdwerk en sport bevordert.

Bijzondere aandacht gaat naar evenementen die de band tussen Vlaanderen en het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad bevorderen.

Hoe en wanneer moet een subsidieaanvraag worden ingediend?

Subsidieaanvragen voor evenementen kunnen permanent ingediend worden. In het geval van een eenmalige subsidiëring, moet het aanvraagformulier minstens zes maanden voor de datum van het evenement worden ingediend. In het geval een subsidiëring over verschillende jaren is gewenst, moet het aanvraagdossier minstens twee jaar en uiterlijk vijf jaar voor de datum van het evenement worden ingediend.

Een evenement duurt maximaal 36 opeenvolgende maanden.

Een aanvraag wordt ingediend in twee exemplaren, per aangetekende brief of tegen ontvangstmelding, en elektronisch op volgend adres:

Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
t.a.v. Sofie Taghon
Arenbergstraat 9
1000 Brussel
tel. 02 553 69 27

Het aanvraagdossier bevat minstens volgende elementen:

• administratieve gegevens: minstens de identificatiegegevens van de organisatie, het ondernemingsnummer als de aanvrager een rechtspersoon is, het rekeningnummer waarop de toegekende subsidie gestort mag worden;
• een algemene omschrijving van het initiatief: visie, concept;
• een beknopte uiteenzetting waarin het project of evenement geconcretiseerd wordt en beargumenteerd in het kader van de doelstellingen van het desbetreffende hoofdstuk in het decreet, met een beschrijving van de beoogde resultaten, zoveel mogelijk vertaald in concrete gegevens;
• de beoogde start- en einddatum;
• een gedetailleerde begroting met inkomsten en uitgaven van het project of evenement, waarbij duidelijk de andere verwachte inkomsten worden aangegeven;
• een communicatiestrategie, waarin ook de communicatieve return voor de Vlaamse overheid wordt toegelicht.

Bij de subsidieaanvraag wordt een projectnota gevoegd, waarin minstens de doelstellingen, partners, de fasering en de financiering in detail zijn uitwerkt. De projectnota wordt getoetst aan de vooropgestelde inhoudelijke vereisten.

Welke procedure doorloopt een aanvraagdossier?

Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media formuleert op basis van de criteria een ontwerp van beslissing en legt dat voor aan de minister. De minister beslist over de toekenning van de subsidies en sluit een beheersovereenkomst af met de initiatiefnemer.

Hoe en wanneer wordt de subsidie uitbetaald?

Indien de subsidieaanvraag wordt goedgekeurd, wordt de subsidie per kalenderjaar uitbetaald als volgt:

• een voorschot van 80% wordt uitbetaald na de ondertekening van het besluit waarin de subsidie wordt toegekend;
• een saldo van 20% wordt uitbetaald nadat de administratie heeft vastgesteld dat de voorwaarden waaronder de subsidie toegekend werd, nageleefd werden, en dat de subsidie aangewend werd voor de doeleinden waarvoor ze werd verleend. Dat moet blijken uit het financieel en werkingsverslag.

De aanvrager stuurt uiterlijk twee maanden na afloop van het project een financieel verslag en een werkingsverslag naar het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media.

Om de minister in staat te stellen te oordelen over de voortzetting van een evenement met een duurtijd langer dan 1 jaar, bezorgt de aanvrager van elk evenement dat voor verschillende jaren principieel werd goedgekeurd, uiterlijk op 1 april van elk jaar een financieel en werkingsverslag over de voorbije twaalf maanden. Daarnaast legt de uitvoerder op hetzelfde moment een planning en begroting ter goedkeuring voor van de activiteiten tijdens de komende twaalf maanden. Eventuele bijsturingen in de loop van het evenement of afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke aanvraagdossier moeten grondig gemotiveerd worden.

Als de nettokosten, dat zijn de aangetoonde kosten, verminderd met de uit de realisatie van het project of het evenement voortvloeiende inkomsten, minder bedragen dan de ontvangen subsidie, wordt het verschil teruggevorderd.
Enkel kosten die gemaakt zijn in de looptijd van het project en na de toekenning van het subsidiebedrag komen in aanmerking.

Subsidieaanvragen voor evenementen met een duurtijd langer dan 1 jaar

Bij een evenement van langer dan een jaar wordt het evenement in de subsidieaanvraag opgedeeld per kalenderjaar en wordt een raming van de inkomsten en uitgaven per kalenderjaar gegeven.

Om de minister in staat te stellen te oordelen over de voortzetting van het evenement, bezorgt de aanvrager van elk evenement dat voor verschillende jaren principieel werd goedgekeurd, uiterlijk op 1 april van elk jaar een financieel en werkingsverslag over de voorbije twaalf maanden. Daarnaast legt de uitvoerder op hetzelfde moment een planning en begroting ter goedkeuring voor van de activiteiten tijdens de komende twaalf maanden. Eventuele bijsturingen in de loop van het evenement of afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke aanvraagdossier moeten grondig gemotiveerd worden.

Een evenement duurt maximaal 36 opeenvolgende maanden.

Regelgeving

Voor de subsidiëring van projecten ter bevordering van de participatie van kansengroepen in cultuur, jeugdwerk of sport, zie:

• het participatiedecreet, hoofdstuk VIII, afdeling I (artikel 34-35)
• het uitvoeringsbesluit, hoofdstuk II, afdeling IV (artikel 5) en afdeling IV (artikel 6)

Formulieren

Het budget voor grootschalige evenementen is verdeeld over de Vlaams minister van Cultuur, de Vlaams minister van Jeugd en de Vlaams minister van Sport.

1. Voor een aanvraag voor een cultuurevenement blijft het reglement en de bijhorende criteria ongewijzigd.
   Aanvraagformulier voor een grootschalig cultuurevenement in het kader van het Participatiedecreet (Word)
2. Voor een aanvraag voor een jeugdevenement blijft het reglement en de bijhorende criteria ongewijzigd.
   Aanvraagformulier voor een grootschalig jeugdevenement in het kader van het Participatiedecreet (nieuw venster)
3. Voor een aanvraag voor een sportevenement is het reglement binnen het participatiedecreet in zijn huidige vorm niet meer van toepassing.  Een aanvraag indienen kan wel:
   1. op basis van de criterialijst subsidies ter promotie van een breed sportaanbod met focus op participatie en recreatie (PDF op de website Sport) of
   2. op basis van de criterialijst voor subsidies voor competitieve evenementen ter promotie van een breed sportaanbod (PDF op de website Sport)

Gesubsidieerde initiatieven

Overzicht gesubsidieerde initiatieven grootschalige evenementen 2008

Meer info

Sofie Taghon
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Arenbergstraat 9
1000 Brussel
tel 02 553 69 27